•  
  • صفحه اصلی
  •   
  • مقالات
  •   
  • شیوا شرقی پیله رود-دانشجوی دکترا علوم ارتباطات اجتماعی) مدرس دانشگاه(

شیوا شرقی پیله رود-دانشجوی دکترا علوم ارتباطات اجتماعی) مدرس دانشگاه(

تاریخ انتشارخبر :سه شنبه 17 مرداد 1396
شیوا شرقی پیله رود-دانشجوی دکترا علوم ارتباطات اجتماعی) مدرس دانشگاه(

 

 

مدیریت ارتباطات در سازمان ها :

در سال های اخیر اولین چیزی که در مواجهه با سازمان های مدرن با آن روبرو هستیم ارتباطات سازمانی موثر است که در گرو مدیریت کارآمد ارتباطی ایجاد می شود.

به طور کلی مدیریت ارتباطات به طور صحیح در سازمان ها می تواند یه عنوان یک شاهرگ حیاتی پیوند دهنده سازمان با محیط خود با توجه به اهداف و همچنین با محیط بیرون از سازمان(ارباب رجوع،رسانه ها و ...) نیز باشد.

اطالع از فرایند مدیریت ارتباطات و کاربرد آن در سازمان و بکارگیری روشهای متناسب انتقال پیام در سازمان مدیران را در هدایت سازمان و کارکنان یاری می رساند و هم افزایی سازمانی را ارتقاء می بخشد.

عصر حاضر را عصر ارتباطات نامیده اند. زیرا ارتباطات و اطالعات انتقالي از آن ابزاري مهم براي تصمیم گیري، تعامل بین انساني، هویت بخشي و هویت ستاندن، جهت دهي به افکار و اندیشه ها و ابزاري بر سلطه است.انسان همواره از ارتباطات استفاده نموده و کارنامه حیات بشریت مملو از انواع ارتباط های متعدد است که جملگی در جهت تسهیل زندگی انسان مطرح شده اند. در ادوار گذشته بروز تحوالت گسترده در زمینه فناوری های ارتباطی ،کامپیوتر و ارتباطات تغییرات عمده ای در عرصه های مختلف حیات بشری به دنبال داشته و بیشترین تاثیر را درروند زندگی انسانها گذاشته است به طوري که از طریق ارتباطات گسترده اطالعات به سرعت در زمانی غیر قابل تصور به اقصی نقاط جهان منتقل و در دسترس عموم برای استفاده قرار می گیرد. در واقع فن آوری های ارتباطی جدید باعث از بین رفتن مرزهای جغرافیایی شده و بعد زمان و مسافت را کاهش داده است. البته همانند سایر تکنولوژی های جدید مشکالتی هم به همراه داشته که باید از طریق مطبوعات رادیو تلویزیون و سایر رسانه ها، فرهنگ سازی شده و از طریقه مدیریت و استفاده صحیح از این فناوری های ارتباطی آموزش داده شود. در اصل مهمترین رسالت فنآوری اطالعات و ارتباطات، ارایه امکانات و زیرساخت الزم برای تولید و توزیع دانش میباشد.یه همین دلیل به علم مدیریت ارتباطات در جهت استفاده صحیح از ارتباطات نیازمندیم.

اگر بخواهیم از مدیریت ارتباطات تعریفی ارائه دهیم باید بگوییم:

در مدیریت اموری چون ارتباطات انسانی ، عوامل موثر بر ارتباطات ، گروه های غیررسمی و رسمی ، راه های بهبود ارتباطات در رفع موانع ارتباطی و مد نظر داشتن مراودات انسانی در سازمان مطرح است . بیشتر وقت مدیران به ارتباط رودررو یا تلفنی با زیردستان ، همکاران یا مشتریان می گذرد و گاهی در زمانی که مدیران تنها هستند ممکن است به واسطه ارتباطات ذهنی با مسائل حاد روز خلوت آنها به یک محیط کاری تبدیل شود. مدیریت ارتباط در سازمان با تامین ارتباط بین طرح ها و عملیات، فعال می شود. شما ممکن است نقشه هایی بزرگ و کارکنان خوبی داشته باشید، اما تا هنگامی که کاری انجام نشود، در حقیقت چیزی ندارید. بدون ارتباط مؤثر، نه انگیزش و نه رهبری کاری از پیش نمی برند. این همان چیزی است که آغاز کننده اصلی است و نقشه ها را به تعاماًل به اجرا در می آورد.

مدیران شایسته، ارتباط کارکنان را به خوبی می شناسند. آنها می دانند که تصورات کارکنان از رهبرانشان به چگونگی رد و بدل کردن اطالعات در فرآیند ارتباطات بستگی دارد. چنانچه کارکنان از احساسات و خواسته های شما اطالع نداشته باشند، بهترین ایده های مدیریتی در دنیا بی فایده است. ارتباطات خوب، به خصوص وقتی یک مدیر در حال پرورش روحیه جمعی است یا وقتی که کارکنان به واسطه تغییرات سازمانی پی در پی، یا تنگناهای اقتصادی، احساس ناامنی و تهدید می کنند، از اهمیت زیادی برخوردار است.

چگونگی مدیریت ارتباطات در سازمان ها می تواند به صورت ارتباط کارکنان با کارکنان دیگر باشد که روندی مداوم بوده و مستلزم وجود مهارت در ارسال و دریافت پیام است. واژه ارتباطات به مفهوم ، انتقال اطالعات از یک فرد به فردی دیگر و درک آن ، توصیف شده است. این فرآیند به عنوان مسئولیت یک مدیر، گاهی اوقات ((ارتباطات کارکنان)) نامیده می شود.

هر چند که فرایند ارتباطات بین مدیران با یکدیگر و نیز بین مدیران میانی و مدیر ارشد نیز از اهمیت مشابهی برخوردار است.

واژه ارتباطات به ندرت برای توصیف ابزارهای الکترونیکی و مکانیکی انتقال و در یافت اطالعات مثل: روزنامه، نشریه خبری، چاپگرهای رایانه ای، رادیو، تلفن و فیلم های ویدئویی به کار می رود. ارتباطات کارکنان، دارای خصوصیات و محدودیتهای فراوان اما ظریف و پیچیده ای است و به همین علت باید با دقت هدایت شود.

مدیریت ارتباطات به دالیل زیر مهم است :

برقراری رابطه مؤثر و کاهش تنشها در محیط کاری ارتباط فرایندی است که وظایف برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، رهبری و کنترل توسط آن انجام میگردد. پس ایجاد ارتباطات سالم و مؤثر، تنشهای موجود در مسیر انجام این وظایف را از بین میبرد یا الاقل کاهش میدهد .

ارتباط فعالیتی است که مدیران جهت هماهنگ کردن و متناسب نمودن وقت خود از آن بهره میگیرند.

یک مدیر کارآمد باید بداند که همیشه در مسیر ارتباطات اثربخش موانعی موجود است که ممکن هست منجر به ارتباطات ناقص و غیر موثر در سازمان گردد که مدیریت با شناخت و آگاهی داشتن از آنها میتواند در دنیای واقعی آنها را شناسایی کرده و به شیوه صحیح جهت ایجاد پویایی در ارتباطات عمل کرده و تنشزدایی کند.که می توان در این راستا به موارد زیر اشاره کرد:

  1. از صافی گذراندن :در صورتی که اطالعات هنگام طی مراحل توسط افراد مختلف از صافی گذرانده و دستکاری میشوند، احتمال این که در پایان مسیر آن اطالعات برای گیرنده نهایی تحریف شده باشد زیاد است .
  2. ویژگیهای شخصی :ما واقعیت را نمیبینیم زیرا چیزهایی را که میبینیم از دیدگاه خود تفسیر کرده و واقعیت مینامیم .
  3. جنسیت :زنان و مردان به دالیل مختلف باید بین خود ارتباط گفتاری برقرار کنند و تحقیقات نشان داده که مردان با زبانی صحبت میکنند و مطالبی را میشنوند که درباره مقام سازمانی و استقالل در کار باشد و زنان با زبانی صحبت میکنند و مطالبی را میشنوند که درباره روابط و صمیمت میباشد البته این امر نسبی است ولی باید آن را مدنظر داشت .
  4. عواطف :نوع احساس گیرنده پیام هنگام گرفتن پیام بر تفسیری که او از محتوای پیام میکند اثر میگذارد. احساسات شدید مثل اندوه و یا خوشحالی بیش از حد شبکه ارتباطی مؤثر را خدشه دار میکند. در این شرایط فرد نمیتواند بخردانه و معقول عمل کند و نوع قضاوت او بر پایه عاطفه و احساسات است. زبان کالم برای افراد مختلف معانی مختلف دارد. سن، میزان تحصیالت و زمینه فرهنگی سه متغیر مشخصی هستند که کلمه ها، معانی و مفاهیمی که ما برای این کلمات قائلیم را تحت تأثیر قرار میدهند. در صورتی که میدانستیم هر یک از ما چه برداشتهایی از کلمات داریم مشکالت ارتباطی به پایین ترین حد خود میرسید .
  5. ارتباطات غیرگفتاری :اکثر اوقات ارتباطات گفتاری با ارتباطات غیرگفتاری همراه است. در صورتی که طرفین ارتباط توافق کامل با یکدیگر داشته باشند به گونهای رفتار میکنند که رفتار یکدیگر را تقویت میکنند ولی هنگامی که ارتباطات غیرگفتاری با پیامها سازگار نیست دریافت کننده پیام دچار سردرگمی میشود و نمیداند پیام واقعی چیست .
  6. ادراک :هر فرد حوادث را برحسب زمینه فرهنگی، اجتماعی و روانی مختص به خود درک میکند. ادراک فرد از یک پدیده ممکن است با ماهیت واقعی آن متفاوت باشد، از طرفی هر پدیده واحد ممکن است به وسیله افراد مختلف به صور گوناگون درک شود . همچنین فهم و درک یک پدیده واحد میتواند از راهها و طریقههای مختلفی انجام گیرد. ادراک فرد با نیازهای شخصی رابطه نزدیک دارد و به طور کلی امری است فردی و منحصر به فرد که نمایانگر تمام یا قسمتی از موقعیت آن گونه که فرد میبیند میباشد. ادراک اجتماعی تحت نفوذ عواملی چون تعمیم گروهی، تعمیم فردی، یکسان بینی و انتظار و توقع است و باید مراقب باشیم که این گونه عوامل ادراک ما را تحت تأثیر قرار ندهند .

پارازیت و جمالت بی سر و ته در ارتباطات مانع پویایی روابط میشود .شایعه یکی دیگر از عواملی است که در سازمان ایجاد تنش میکند. شایعه پیامی است که در بین مردم رواج مییابد. ولی واقعیتها آن را تأیید نمیکنند .شایعه زمانی رواج مییابد که مردم مشتاق خبر باشند ولی نتوانند آن را از منبعی موثق دریافت کنند. راههای کاهش شایعه در سازمان عبارتند از اطالع رسانی، برگزار جلسات حضوری و گفت و شنود، استقرار نظام پیشنهادها در سازمان، توجه ملموس به امنیت خاطر شغلی کارکنان، تلفیق سازمان رسمی و غیر رسمی، خنثی کردن شایعه و آموزشهای اخالقی.زبان نیز ممکن است به مانعی بر سر راه ارتباطات تبدیل شود. مدیر باید ساختار پیام را به گونهای در آورد که روشن و واضح باشد. همچنین کلمات باید با دقت انتخاب شوند و زبان در خور فهم شخص گیرنده باشد. گوش دادن میتواند ارتباطات را بهبود داده و تنشها را بکاهد. گوش دادن شنیدن نیست. گوش دادن یعنی به صورت فعال به دنبال معنی و مقصود گشتن در حالی که شنیدن یک اقدام غیر فعال است. هر گاه مدیر به کسی گوش میدهد مغز او نیز در حال تجزیه و تحلیل و مصرف انرژی است. در صورتی که در مورد مسئلهای آشفته و دچار احساسات شویم نمیتوانیم پیامها را به شکل صحیح دریافت و ارسال کنیم .بهترین راه این است که چنانچه دچار احساسات شدیم اندکی تأمل نماییم و صبر کنیم تا به وضع عادی برگردیم.

منبع:

کتاب مدیریت ارتباطات؛ نویسندگان: ری برکو، اندرو ولوین، دارلین ولوین

ترجمه: دکتر سیدمحمد اعرابی و داود ایزدی